พนักงานต้อนรับสัตวแพทย์ผู้มากความสามารถและมีความสามารถหลายด้าน

2024 ผู้เขียน: Daisy Haig | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 03:14

คนที่สำคัญที่สุดคนหนึ่งที่คุณจะพบในสำนักงานสัตวแพทย์ของคุณคือพนักงานต้อนรับที่ทักทายคุณเมื่อคุณเดินผ่านประตู

นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับแพทย์อย่างฉันที่ทำงานในอุตสาหกรรมการส่งต่อสัตว์แพทย์ เราไม่ได้ประเมินลูกสุนัขหรือลูกแมวที่มีสุขภาพดี และปกติแล้วเราจะไม่พบว่าตารางของเราเต็มไปด้วยการไปเยี่ยมเพื่อสุขภาพตามปกติ ก่อนหน้านี้ ผู้ป่วยของเราเคยได้รับการวินิจฉัยว่ามีความผิดปกติหรือกระบวนการของโรค จำเป็นต้องส่งต่อไปยังสถานพยาบาลของเราสำหรับทางเลือกในการวินิจฉัยและ/หรือการรักษาเพิ่มเติม ดังนั้นเจ้าของจึงต้องการการดูแลจากผู้เชี่ยวชาญเนื่องจากสัตว์เลี้ยงของพวกเขาประสบปัญหาด้านสุขภาพ

เมื่อเจ้าของเดินผ่านทางเข้าโรงพยาบาลของเรา พวกเขาเต็มไปด้วยความวิตกกังวลและความหวาดระแวง และความวุ่นวายทางอารมณ์ของพวกเขาก็ชัดเจนตั้งแต่ช่วงเวลาที่พวกเขามาถึง พนักงานต้อนรับเป็นบุคคลแรกที่พวกเขาจะได้พบ และคุณภาพของการโต้ตอบครั้งแรกนี้สามารถกำหนดน้ำเสียงได้ ไม่เพียงแต่ช่วงเวลาที่เหลือของการมาเยี่ยมครั้งแรกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโต้ตอบที่ตามมาทั้งหมด

เป้าหมายของฉันคือเพื่อให้เจ้าของแต่ละคนที่ฉันพบเห็นเพื่อให้รู้สึกสำคัญ สบายใจ ผ่อนคลาย และราวกับว่าพวกเขาเลี้ยงแค่ตามตารางนัดหมายของฉันสำหรับวันนั้น หากพนักงานต้อนรับสามารถระบุชื่อผู้ป่วยได้อย่างถูกต้อง (และเพศ) ท่าทางที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญนี้มักจะมีความหมายอย่างมากต่อผู้ปกครองสัตว์เลี้ยงที่ท้อแท้หวังเพียงความรู้สึกมั่นใจเพียงเล็กน้อย

ในโรงพยาบาลที่ส่งต่อผู้ป่วยจำนวนมาก พนักงานต้อนรับมีหน้าที่รับสายเรียกเข้าทั้งหมด พวกเขาถูกคาดหวังให้ทำเช่นนั้นโดยไม่เกินหนึ่งเสียง ให้สุภาพและร่าเริงอยู่เสมอ และพูดด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจนและมีจังหวะที่สม่ำเสมอ

สิ่งนี้เป็นจริงเช่นเดียวกันในวันที่วุ่นวายเมื่อพวกเขาอาจต้องรับมือกับงานที่แตกต่างกันหลายอย่างพร้อมๆ กัน เช่นเดียวกับงานที่ช้าซึ่งความคาดหวังเหล่านั้นอาจไม่น่ากลัวเท่า พนักงานต้อนรับต้องสงบสติอารมณ์ภายใต้สถานการณ์กดดัน และอย่าปล่อยให้เจ้าของรู้ว่าพวกเขาไม่มีอะไรนอกจากเวลาตลอดเวลาในโลกที่จะช่วยให้บุคคลนั้นจัดการกับความต้องการของพวกเขา

ที่โรงพยาบาลของเรา เจ้าของมักจะโทรและขอคำแนะนำจากพนักงานต้อนรับ แทนที่จะนัดหมายเวลาปรึกษาแพทย์ ไม่เหมาะสมสำหรับพนักงานต้อนรับที่จะให้คำแนะนำทางการแพทย์แก่เจ้าของหรือแนะนำทางเลือกในการรักษาเมื่อเจ้าของกำลังมองหาการรับประกันว่าจะไม่นำสัตว์เลี้ยงของตนเข้ารับการประเมิน

พนักงานต้อนรับต้องมีความสามารถในการนำเจ้าของไปยังบุคคลที่ถูกต้องซึ่งสามารถตอบคำถามที่โพสต์ได้อย่างเพียงพอ แต่ยังเห็นอกเห็นใจความต้องการของลูกค้า ดังนั้นจึงจำเป็นที่พนักงานต้อนรับจะต้องฉลาด เชื่อถือได้ ได้รับการฝึกฝนทางการแพทย์บ้าง แต่ยังตระหนักถึงข้อ จำกัด ของพวกเขาและเมื่อเส้นที่มีศักยภาพใกล้จะข้าม

ที่โรงพยาบาลหลายแห่ง และโดยเฉพาะอย่างยิ่งโรงพยาบาลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลฉุกเฉิน/เร่งด่วน พนักงานต้อนรับต้องคัดแยกสัตว์เลี้ยงที่ประสบปัญหาเร่งด่วน/อันตรายถึงชีวิตจากผู้ที่มีเสถียรภาพและสามารถรอสักครู่ก่อนที่จะถูกพบเห็น สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์หรือเมื่อลูกค้า/ผู้ป่วยมาถึงโดยไม่ได้นัดหมาย พวกเขามักจะต้องตัดสินใจในเสี้ยววินาทีหากสถานการณ์ต้องการการดูแลฉุกเฉิน ดังนั้นพวกเขาจึงควรมีการฝึกอบรมขั้นพื้นฐานสำหรับสิ่งที่ต้องมองหาเพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจนั้น

พนักงานต้อนรับมักจะได้รับมอบหมายให้เรียกเก็บเงินและ/หรือเงินฝากในตั๋วเงินสัตว์เลี้ยง พวกเขาเป็นบุคคลแนวหน้าที่เกี่ยวข้องกับการเงิน และอาจนำไปสู่ "การสนทนา" ที่ร้อนแรงและปฏิสัมพันธ์ที่กระตุ้นอารมณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีฉุกเฉิน

พนักงานต้อนรับมีหน้าที่รับผิดชอบอื่นๆ อีกหลายสิบรายการ รวมถึงการยื่นเอกสาร การส่งแฟกซ์ การจัดกำหนดการการนัดหมายเพื่อติดตามผล การจ่ายยา การซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงาน และการทำความสะอาด โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้ถือเป็นลักษณะ "เชิงปฏิบัติ" ของรายละเอียดงานของพวกเขา

ด้านที่จับต้องได้ทางเทคนิคน้อยกว่าคือภาระหน้าที่ของพนักงานต้อนรับในการทำให้ลูกค้าที่กังวลหรือไม่พอใจสงบลง ทำงานร่วมกับแพทย์และช่างเทคนิคที่ใจร้อน และค่อนข้างมีอารมณ์ที่สมบูรณ์แบบและเป็นส่วนตัวและร่าเริงอยู่ตลอดเวลา

พนักงานต้อนรับต้องสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายเหล่านี้ได้แม้ว่าพวกเขาจะไม่รู้สึกร่าเริงหรือกระตือรือร้นเป็นพิเศษก็ตาม พวกเขาต้องปฏิบัติต่อเจ้าของแต่ละคนเป็นรายบุคคลและให้เกียรติ แม้ว่าบุคคลที่พวกเขาเพิ่งคุยด้วยทางโทรศัพท์จะตำหนิพวกเขาที่เรียกเก็บเงินจากราคาที่สูงเกินไปหรือไม่ได้ให้คำแนะนำทางการแพทย์อย่างเร่งด่วนก็ตาม

ฉันได้อ่านว่ารายละเอียดงานสำหรับพนักงานต้อนรับสัตวแพทย์ไม่จำเป็นต้องมีทักษะเฉพาะและไม่มีประสบการณ์ ฉันจะเถียงว่าการที่พนักงานต้อนรับจะประสบความสำเร็จ พวกเขาต้องมีทักษะในการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม มีความสามารถทางเทคโนโลยีขั้นสูง และสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้โดยไม่ต้องคิดมาก

นอกจากนี้ พวกมันจะต้องมีคุณสมบัติ ได้แก่ ความเมตตา ความเห็นอกเห็นใจ ความอดทน และเช่นเดียวกับพวกเราหลายๆ คนในสายงานสัตวแพทย์ มีผิวที่หนาพอที่จะสามารถรับมือกับเจ้าของสัตว์เลี้ยงที่ขี้โมโหและมีอารมณ์ที่บางครั้งลืมที่จะสุภาพ

ฉันพูดเสมอว่าฉันไม่สามารถทำงานที่เจ้าหน้าที่แผนกต้อนรับทำที่โรงพยาบาลของฉันได้ และฉันรู้สึกซาบซึ้งเป็นอย่างยิ่งที่ได้ทำงานเคียงข้างกับพนักงานที่มีความสามารถและเป็นมิตรที่ทำงานหนักอย่างกระตือรือร้นในความรับผิดชอบของพวกเขา

และฉันซาบซึ้งมากในความสามารถของพวกเขาที่จะปกป้องฉันจากงานประจำวันทั่วไปหลายอย่างที่พวกเขาเต็มใจทำเพื่อให้วันของฉันผ่านไปอย่างราบรื่นที่สุด

ดร.โจแอนน์ อินไทล์